Revisionssicheres automatisiertes Berechtigungsmanagement für die Jörg Vogelsang GmbH & Co. KG

Zu Beginn gab es bei der Jörg Vogelsang GmbH & Co. KG keine definierten Prozesse für die Berechtigungsverwaltung. Im Rahmen einer Wirtschaftsprüfung kam die Frage nach IT-Freigaben auf, die mühsam einzeln herausgesucht werden mussten, sodass Andreas Wittmers, Systemadministrator Rechenzentrum / IT, mit seiner Kollegin anschließend einen manuellen Prozess zur Berechtigungsvergabe und -dokumentation ausarbeitete. Dieser bestand hauptsächlich aus einem Genehmigungsformular, welches vom Ordnerpaten und der IT im Rahmen der Beantragung vervollständigt, im Anschluss von der IT in einem Aktenordner abgeheftet und per Formularnummer in eine Excel Tabelle übertragen wurde. Somit konnte die Nachvollziehbarkeit jederzeit gewährleistet werden, das Heraussuchen entsprechender Berechtigungsvergaben wurde beschleunigt.

Die Ordnerpaten waren die Abteilungs-verantwortlichen, die wissen, welche Berechtigungen in ihrem Bereich an welche Beschäftigte vergeben werden sollen. Nachdem die Beschäftigten das Formular ausgefüllt und eingereicht haben, verging jedoch nicht selten eine ganze Weile bis die Genehmigung vollzogen war. Manchmal schickten die Beschäftigten das Formular erst an die IT statt an die Ordnerpaten, sodass dessen Zustimmung fehlte. Es kam auch vor, dass die Formulare während des Genehmigungsverfahrens verschwanden oder wegen anderer höher priorisierter Themen bei den Ordnerpaten oder der IT liegen blieben, sodass die Beschäftigten zeitweise bis zu zwei Wochen auf Berechtigungsfreigaben warten mussten. Der Prozess war langwierig, umständlich, starr und nervig.

Die Einführung des BAYOOSOFT Access Manager verlief zügig. Sowohl die IT als auch die Geschäftsführung sahen das Potenzial der Darmstädter Softwarelösung, sodass das Genehmigungsverfahren für das benötigte Budget abgekürzt wurde. Die Digitalisierung ihres eigens entworfenen manuellen Prozesses sollte umgehend von statten gehen, sodass die IT zeitnah bei der Berechtigungsverwaltung entlastet wird. Dafür buchte die Jörg Vogelsang GmbH & Co. KG das Go Live Paket hinzu, bei dem der IT ein Solution Engineer der BAYOOOSOFT GmbH zur Hand ging. Das Produktivsystem wurde auf das vorherige Testsystem aufgesetzt und im Unternehmen ausgeweitet.

„Die Zusammenarbeit mit dem BAYOOSOFT Support war perfekt. Die Installation klappte hervorragend, es gab jederzeit Best Practice Hinweise, die den Einstieg erleichterten, und Termine konnten mit dem primären Ansprechpartner zeitnah vereinbart und umgesetzt werden“, lobt Andreas Wittmers die Zusammenarbeit. Im Rahmen der Einführung wurden die Datenverantwortlichen durch die IT nach und nach bei einer 1:1 Schulung über die Funktionen ihrer Rolle im Access Manager unterrichtet. Für die Beschäftigten, also End-User, gab es im Intranet eine kurze Anleitung zum Beantragen der Berechtigungen. Die Integration in den Arbeitsalltag erfolgte durch das intuitive Handling sehr schnell, alle Beteiligten kommen sehr gut mit der Softwarelösung zurecht.