Eine übersichtliche Berechtigungsverwaltung und -dokumentation auf Knopfdruck bei Oberaigner
Die Oberaigner Gruppe entwickelt und fertigt hochdrehende Antriebssysteme für Kleinserien und montiert eigene innovative Allradtechnik nach Automotive Standards für Nutzfahrzeuge führender Automobilmarken von morgen. Im Segment der Allradverteilergetriebe verfügt Oberaigner über langjähriges und umfangreiches Spezialwissen und Know-how und ist in der Lage, kundenspezifische Produkte für die Automobilindustrie zu entwickeln und zu produzieren. Als Spezialist für Kleinserien bis hin zu Serien mit mittleren Stückzahlen realisiert Oberaigner vollumfänglich weitere Fahrzeugvarianten und Getriebesysteme für Nischenanwendungen, deren spezielle Anforderungen mit der Standard-Produktpalette der Fahrzeughersteller nicht abgedeckt werden. Das Anwendungsfeld erstreckt sich von Transportern über LKWs, PKWs und Busse sowie Boote.
Eine zeitaufwendige manuelle Berechtigungs-verwaltung als Ausgangssituation
Die manuelle Berechtigungsvergabe mittels Ticketsystem wurde zunehmend unübersichtlicher und zeitaufwendiger. Wenn ein Mitarbeiter eine neue Zugriffsberechtigung benötigte, musste ein Ticket erstellt werden, das direkt an die IT-Abteilung ging. Die Aufgabe der IT-Administratoren war es nun, die Informationen zur Freigabe der Berechtigung einzuholen und nach erteilter Freigabe die NTFS-Berechtigung über Windows-Boardmittel zu setzen. Dokumentiert wurde der ganze Vorgang im Ticket. Benötigte man eine Übersicht über vergebene Zugriffsrechte im Rahmen einer Zertifizierung, die für die Kunden der Oberaigner Gruppe notwendig ist, mussten diese Informationen den diversen Tickets bzw. Ordnern in der Datenstruktur entnommen werden. Die Reviews waren somit äußerst umständlich und zeitaufwendig, was sich ändern musste.
Die Suche nach einer komfortablen Lösung
Das Projektteam, bestehend aus Key-Usern, der IT und dem Projektleiter, suchte nach einer komfortablen umfassenden Lösung, um die Rechteverwaltung zukünftig besser steuern zu können und Auswertungen in Hinblick auf Zertifizierungen zu vereinfachen. Dabei recherchierten sie auf dem Markt nach verschiedenen Anbietern. Drei dieser Anbieter, darunter auch die Software-Lösung des seit 2001 tätigen Darmstädter Softwareherstellers BAYOOSOFT GmbH, wurden genauer betrachtet. Die Entscheidung war eindeutig. «Der BAYOOSOFT Access Manager war genau das, was wir wollten», erinnert sich Hubert Springer, Bereichsleiter EDV & Haustechnik.
Die Inbetriebnahme des BAYOOSOFT Access Manager
Nachdem sich das Projektteam durch ein Webinar und die anschließende Teststellung selbst von der Softwarelösung überzeugen konnte, fiel der Startschuss zur Inbetriebnahme.
Als erstes verschafften sich die Projektmitglieder mit Hilfe des NTFS Permission Analyzer einen Überblick über die bestehenden NTFS-Berechtigungen. Danach wurden die Datenverantwortlichen definiert, die später eigenmächtig über Berechtigungsanfragen in ihrem Bereich entscheiden sollen. Diese Rolle übernahmen ab sofort die Abteilungsleiter, die im späteren Verlauf der Inbetriebnahme eine Schulung zur Rechteverwaltung, insbesondere auch zur Rechtevergabe mittels Profilgruppen, erhielten. Bevor die identifizierte Berechtigungssituation in den Access Manager migriert werden konnte, nahmen die Datenverantwortlichen entsprechende Änderungen vor, um die Datenstruktur auf den neusten Stand zu bringen. Die Migration begann mit den IT-Ordnern und danach wurde die Softwarelösung auf alle anderen Abteilungen am Standort Nebelberg ausgerollt. Dies gestaltete sich durch die tatkräftige Unterstützung des Solution Engineers, dem primären Ansprechpartner seitens BAYOOSOFT, als unkompliziert. Die anderen beiden Standorte Laage und Ottnang am Hausruck entschieden sich gegen Anpassungen der bestehenden Struktur und fingen auf der sogenannten grünen Wiese an. Das heißt die Ordnerstruktur aus Nebelberg wurde übernommen und die Berechtigungen nach Need-to-Know neu vergeben.
Der Arbeitsalltag mit dem BAYOOSOFT Access Manager
Durch die Einführung des BAYOOSOFT Access Manager wurde die IT-Abteilung nachhaltig entlastet. Der zentrale Bestandteil Self-Service-Portal bezieht die Enduser und Daten-verantwortlichen direkt in den Prozess der Berechtigungsverwaltung mit ein, sodass Berechtigungsanfragen ohne die IT bearbeitet und dokumentiert werden. Die Benutzer beantragen sich ihre Berechtigungen selbst und die Datenverantwortlichen können auf einen Klick über die Berechtigungsanfragen entscheiden. «Mit Hilfe des Access Manager wurde die Berechtigungsverwaltung ein richtiger Selbstläufer und hat uns in der IT enorm Arbeit abgenommen.», lobt Hubert Springer. «Reviews sind nun nicht mehr schwierige Fleißaufgaben, sondern per Knopfdruck erledigt.» Außerdem bietet der Access Manager weitere Vorteile, an die das Projektteam zu Beginn gar nicht gedacht hatte. So ist es beispielsweise möglich Datenschutzklassifizierungen für Ordner zu hinterlegen, sodass ersichtlich wird, welche Ressourcen personenbezogene Daten enthalten oder verarbeiten bzw. wie mit deren Inhalt hinsichtlich Löschfristen umgegangen werden muss. Auch die Funktion der Autoberechtigungskorrektur verhindert ein erneutes Anwachsen von unübersichtlichen Strukturen, besser bekannt als „historisch gewachsen“. Das Self-Service-Portal stellte sich als besonders hilfreich heraus. «Es ist das nützlichste für uns im Arbeitsalltag, denn die IT schaut nur noch, dass das Programm läuft und den Rest machen die User selbst inkl. der Dokumentation.», berichtet Hubert Springer begeistert. Auch das Problem des Rechte-Heros wurde zufriedenstellend gelöst. Die Auszubildenden erhalten nur noch die Zugriffsrechte, die sie auch wirklich benötigen, zeitbasiert und automatisiert durch die Softwarelösung.
Entstandene Vorteile für Oberaigner
Die Vorteile für die Oberaginer Gruppe durch den Einsatz des BAYOOSOFT Access Manager lassen sich in folgenden Punkten zusammenfassen:
Fazit
Zusammenfassend kann man sagen, dass der Einsatz des Access Manager bei der Oberaigner Gruppe ein voller Erfolg ist. Nicht nur, dass er das Projektteam recht schnell überzeugen konnte, auch im Arbeitsalltag leistet die Softwarelösung einen überragenden Einsatz bei der Berechtigungsverwaltung. Das Kosten-/ Nutzverhältnis ist für Oberaigner optimal, man erzielt sowohl Kosteneinsparungen als auch Qualitätsverbesserungen. «Ich würde den Access Manager auf jeden Fall jederzeit weiterempfehlen.», lobt Herr Springer die Software des Darmstädter Herstellers BAYOONET AG.
