Zeit- und Kosteneinsparungen durch automatisiertes Berechtigungsmanagement
Für den seit 1945 am Standort Hünfeld ansässigen Hersteller von Tragesystemen für die Medizin- und Industrietechnik spielt der Faktor Zeit eine entscheidende Rolle: Denn auch als Entwicklungspartner für kundenspezifische, medizinische Lösungen und Anwendungen steht die zeitnahe und zuverlässige Umsetzung aller Projekte immer im Vordergrund. Der sichergestellte Zugriff auf benötigte Datei-Verzeichnisse auf den weltweit verteilten Fileservern des Unternehmens ist hierfür von großer Bedeutung.
Auf der Suche nach einem neuen Berechtigungskonzept
Obwohl bei der Ondal Medical Systems GmbH bereits seit 2007 ein gut durchdachtes und strukturiertes manuelles Berechtigungskonzept nach dem Folder-Owner-Prinzip im Einsatz war, entschied man sich 2016 für die Implementierung einer Lösung für automatisiertes Berechtigungsmanagement.
Mit dem BAYOOSOFT Access Manager fand sich ein Werkzeug, das nicht nur für schnellere Freigabeprozesse, sondern auch für das Freiwerden von Ressourcen in der IT sorgte und somit alle Anforderungen übertraf.
«Die Berechtigungsvergabe für die rund 550 Shares auf unseren Fileservern in Deutschland, USA und China erfolgte zuvor händisch über AD-Gruppen. In einer Excel-Liste wurde vermerkt, wer für welche Verzeichnisse verantwortlich ist. Der Antrag für eine Zugriffsberechtigung wurde durch den Mitarbeiter per E-Mail an den User-Help-Desk geschickt, der zuständige Verzeichnisverantwortliche musste in Kopie genommen werden. Erst nach dessen Zustimmung wurde die Zugriffsberechtigung durch die Administratoren erteilt und im Idealfall im Excel-Sheet dokumentiert.», berichtet Holger Drews, IT-Administrator der Ondal Medical Systems GmbH. «Dieser Workflow war oft sehr zeitintensiv und der Zeitpunkt der Freigabe abhängig von der Rückmeldung der Verzeichnisverantwortlichen.
Die eigentliche Hauptaufgabe war jedoch die „Erziehung“ der User und Admins, diesen Weg tatsächlich einzuhalten, und dafür zu sorgen, dass niemand ohne die Zustimmung des Verzeichnisverantwortlichen zugriffsberechtigt wurde.»
Implementierung des BAYOOSOFT Risk Manager
Mit dem Einsatz des Self-Service-Portals erfolgt dieser Ablauf seit der Inbetriebnahme des BAYOOSOFT Access Manager automatisiert und die Verzeichnisverantwortlichen werden direkt in den operativen Berechtigungsprozess mit einbezogen. Sie erteilen die Berechtigung für die von ihnen verantworteten Verzeichnisse selbst, durch Annahme oder Ablehnung der an sie gerichteten Anfragen – gänzlich ohne die Mitwirkung der IT und dauerhaft nachvollziehbar über die revisionssichere Dokumentation sowie die leicht verständlichen Reports.
Durch die aktive Einbindung der Verzeichnisverantwortlichen und ohne den „Umweg“ über den User-Help-Desk gehen zu müssen, konnten die Freigabeprozesse im Unternehmen bedeutend beschleunigt werden. Die freigewordenen Ressourcen in der IT können nun dafür genutzt werden, die zuvor aus Zeitmangel ausgelagerten IT-Dienstleistungen wieder ins Haus zu holen und dadurch Kosteneinsparungen zu erzielen.
«Eine weitere Besonderheit des Access Manager ist neben dem sehr guten Preis-Leistungs-Verhältnis vor allem die Funktion Real Time Permissions, die eine sofortige Berechtigungserteilung ohne Neustart des Systems ermöglicht. Aber auch das einfache Identifizieren ausgeschiedener Benutzer und das unkomplizierte Freiwerden entsprechender User-Lizenzen stechen für uns heraus.
Die umfangreichen Reports und die benutzerfreundliche User-Oberfläche machen uns das Leben zudem leichter: Denn jetzt können alle Verzeichnisverantwortlichen die Berechtigungssituation auf Knopfdruck einsehen und müssen nicht die IT beauftragen, mühsam danach zu recherchieren», berichtet Holger Drews und ergänzt:
«Wir waren zudem sehr positiv überrascht, dass der Access Manager so einfach zu implementieren war und von Anfang an von unseren Mitarbeitern in allen Bereichen so gut angenommen und direkt eingesetzt wurde.
