ETECTURE: Erfolgreich und flexibler arbeiten mit dem BAYOOSOFT Access Manager
ETECTURE zählt zu den führenden Technologieunternehmen Deutschlands und unterstützt seine Kunden auf dem Weg in die digitale Zukunft – von der initialen Idee über die Konzeption und Implementierung bis hin zum Betrieb von fertigen Lösungen. Als Spezialisten bieten wir aus einer Hand strategische Beratung, maßgeschneiderte Software-Entwicklung und deren Implementierung an. Gegründet wurde die ETECTURE GmbH Anfang 2003 von einem Team erfahrener Softwarespezialisten und Berater. Unsere umfangreiche Projekterfahrung über alle Branchen und Unternehmensbereiche hinweg macht es uns möglich, Kunden mit praxiserprobten Ideen und Technologien zu versorgen.
Den Überblick behalten bei verschiedenen Mitarbeitern und Standorten
Wir sind ein ständig wachsendes Unternehmen, mit derzeit 150 Mitarbeitern an drei Standorten in Deutschland. Damit steigen auch die Ansprüche an die Sicherheit bei maximaler Flexibilität, denn Zeit spielt natürlich eine wesentliche Rolle. Der Zugriff auf unseren Fileserver muss immer gewährleistet sein, gleichzeitig benötigen wir die Auditierung der Berechtigungen.
Hier sind wir auf den Access Manager der BAYOOSOFT GmbH gestoßen. Bislang wurden die Berechtigungen über Active-Directory Gruppen vergeben, was allerdings bei einer immer größeren Anzahl von Shares und Benutzern zunehmend unübersichtlicher wurde. Auch für das wachsende Admin-Team wurde es immer schwieriger zu erkennen, wer für welchen Bereich verantwortlich ist und Berechtigungen auf die gewachsene Ordnerstruktur bekommt. Daraus resultierte eine Flut von E-Mails und Verzögerungen im Geschäftsablauf.
Der Access Manager als Antwort
Zusätzlich bedarf es auch einer gewissen Disziplin, die Berechtigungen im Tagesgeschäft nicht einfach auf Zuruf einzurichten. Auch die unzureichende Dokumentation ist ein Problem, sodass bei der Überprüfung der Berechtigungen viel Zeit verschwendet wurde. Dadurch standen wir insgesamt vor einer unbefriedigenden Ausgangssituation, die eine Lösung erforderte.
Zurückblickend können wir sagen, dass wir eine absolut passende Lösung mit dem Access Manager gefunden haben. Der Freigabeprozess konnte erheblich beschleunigt werden, da die Anfragen direkt an den Folder-Owner bzw. dessen Vertretung gerichtet werden. Die Ticketerstellung in diesem Bereich entfällt komplett, ebenso die Bearbeitung durch die Admins. Die Mitarbeiter wiederum müssen nicht mehr auf die Bearbeitung des Tickets warten, um Zugriff auf die benötigten Shares zu erhalten.
Dieses Konzept ermöglicht es, ungebunden von den klassischen Servicezeiten zu arbeiten und unterstützt dadurch gleichzeitig moderne Arbeitszeitmodelle.
Implementierung des BAYOOSOFT Access Manager
«Insbesondere die Option, stets den Überblick über die aktuellen Berechtigungen auf den eigenen Ordner zu haben, sowie die Möglichkeit selbst proaktiv Berechtigungen bei Veränderungen in der Teamstruktur zu setzen, wurde sehr gut aufgenommen.», berichtet Boris Mengler, IT-Lead bei ETECTURE. Er fügt hinzu: «Die Abteilungsleiter, welche in der Regel als Folder-Owner eingesetzt sind, haben das Tool schnell angenommen, da es einfach zu bedienen ist und die Vorteile auf einen Blick erkennbar sind. Es gibt bislang nur positive Resonanzen.»
Die Installation erwies sich als relativ einfach für die Administration. Kleine Hürden konnten schnell in Zusammenarbeit mit dem Support der BAYOOSOFT GmbH aus dem Weg geräumt werden. Ganz nebenbei wurde auch das Problem der unzulänglichen Dokumentation, durch die übersichtlichen Reports sowie die Möglichkeit für die Folder-Owner direkt im Portal eine Übersicht über die vergebenen Berechtigungen einzusehen, gelöst. Damit verfügen wir nun dauerhaft über eine revisionssichere Dokumentation. Auch die Übertragung der Verantwortung auf die Abteilungsleiter und damit weg von den Admins, war ein wichtiger und sinnvoller Schritt.
