SCHMITZ medical GmbH
Vereinfachtes Risikomanagement bei wachsendem Produktportfolio
Die SCHMITZ medical GmbH ist ein mittelständisches Familienunternehmen in vierter Generation, das sich auf die Entwicklung, Herstellung und den internationalen Vertrieb von medizintechnischem Mobiliar für Krankenhäuser und Arztpraxen spezialisiert hat. Dazu gehören unter anderem Operationstische, Patient:innentransporter und diverse Behandlungsstühle. Durch kontinuierliche Weiterentwicklung und einen hohen Qualitäts- und Funktionsanspruch hat sich SCHMITZ eine führende Marktposition erarbeitet. Dadurch hat das Risikomanagement im Laufe der Jahre an Bedeutung gewonnen.
Herausforderung: Trotz Produktzuwachs den Überblick behalten
Mit wachsendem Produktportfolio wurde für SCHMITZ vor über 15 Jahren die Arbeit mit Risikomanagement-Akten immer zentraler. SCHMITZ ist gewachsen und es kamen neue Produkte sowie Produktüberarbeitungen dazu. Somit wurden auch immer mehr Risikoanalysen notwendig. Microsoft Excel®-Tabellen konnten diesem Anspruch letztlich nicht mehr standhalten, sodass eine systematische Lösung erforderlich wurde, die die entsprechenden Prozesse vereinfachen und beschleunigen sollte. Ziel von SCHMITZ war es außerdem, mehrere Mitarbeitende parallel an einer Risikoakte arbeiten lassen zu können, damit ihre Prozesse noch effektiver gestaltet werden konnten.
Entscheidung für den Marktführer
Nach Online-Recherchen zu möglichen Softwarelösungen, die den Anforderungen von SCHMITZ gerecht werden konnten, entschieden sich die Verantwortlichen schließlich für den BAYOOSOFT Risk Manager – in seiner damaligen Version als Qware Riskmanager. Richard Pellengahr, heutiger Verantwortlicher für das Risikomanagement bei SCHMITZ, erzählt im Gespräch: „Die Einführung des damaligen Qware Riskmanager begleitete ich selbst zwar nicht mit, Kolleg:innen berichteten mir jedoch von der reibungslosen Einführung der Lösung in unserem Unternehmen – was bestimmt auch an der intuitiven Bedienweise der Software liegt.“
Eine Softwarelösung, viele Vorteile
Neben dem intuitiven Aufbau des BAYOOSOFT Risk Manager überzeugen Richard Pellengahr und sein Team im Arbeitsalltag noch weitere Vorteile. Besonders schätze er den geführten Prozess, den Nutzende des BAYOOSOFT Risk Manager Schritt für Schritt durchlaufen – von ersten Risikomanagement-Planinhalten bis hin zum Abschlussbericht. Dies vereinfache die Arbeit und sorge dafür, dass nichts vergessen werde. „Alle erforderlichen Daten sind an einem Ort gesammelt, was zu mehr Übersichtlichkeit beiträgt“, so Richard Pellengahr. Zudem liefere die Software Zwischenstände, die man einfach abrufen und beispielsweise Auditor:innen vorlegen könne.
„Bei Auditoren kommt es besonders gut an, wenn man ihnen das Tool und somit seine Arbeitsweise zeigen kann,“ ergänzt der Risikomanagementbeauftragte.
Auch für die Kolleg:innen aus der Zulassungsabteilung (Regulatory Affairs) lassen sich schnell und einfach erforderliche Dokumente zusammenstellen, so Richard Pellengahr weiter. Ebenso eigne sich der BAYOOSOFT Risk Manager für das Usability Management.
Unterstützung auch nach dem Kauf
Regelmäßige Updates bieten immer wieder neue Features und Erweiterungen für die Softwarelösung. „Und wenn bei meinem Team oder bei mir Fragen oder Herausforderungen aufkommen, hilft uns der Support von BAYOOSOFT immer weiter“, sagt Richard Pellengahr. „Das ist auch ein Grund, weshalb ich den BAYOOSOFT Risk Manager weiterempfehlen kann. Wir arbeiten sehr gerne mit der Softwarelösung und haben immer freundliche Ansprechpartner bei BAYOOSOFT.“
