Automatisiertes Berechtigungsmanagement statt historisch gewachsener Strukturen bei der Jörg
Vogelsang GmbH & Co. KG
Vogelsang GmbH & Co. KG
Mit der ersten gemeinsamen Fabrik in Tschechien begann im Jahr 1999 die Zusammenarbeit der Mecanindus mit dem Familienbetrieb Jörg Vogelsang. Im Jahr 2003 wurde die Mecanindus-Vogelsang-Group gegründet, als Mecanindus die Geschäftsanteile am deutschen Unternehmen erwarb. Mittlerweile produziert die Unternehmensgruppe für mehr als 1.000 internationale Kunden Verbindungs- und Befestigungselemente an sechs Standorten in Europa, China und den USA.
Eine aufwendige manuelle Berechtigungsverwaltung als Zwischenlösung
Zu Beginn gab es bei der Jörg Vogelsang GmbH & Co. KG keine definierten Prozesse für die Berechtigungsverwaltung. Im Rahmen einer Wirtschaftsprüfung kam die Frage nach IT-Freigaben auf, die mühsam einzeln herausgesucht werden mussten, sodass Andreas Wittmers, Systemadministrator Rechenzentrum / IT, mit seiner Kollegin anschließend einen manuellen Prozess zur Berechtigungsvergabe und -dokumentation ausarbeitete. Dieser bestand hauptsächlich aus einem Genehmigungsformular, welches vom Ordnerpaten und der IT im Rahmen der Beantragung vervollständigt, im Anschluss von der IT in einem Aktenordner abgeheftet und per Formularnummer in eine Excel Tabelle übertragen wurde. Somit konnte die Nachvollziehbarkeit jederzeit gewährleistet werden, das Heraussuchen entsprechender Berechtigungsvergaben wurde beschleunigt.
Die Ordnerpaten waren die Abteilungsverantwortlichen, die wissen, welche Berechtigungen in ihrem Bereich an welche Beschäftigte vergeben werden sollen. Nachdem die Beschäftigten das Formular ausgefüllt und eingereicht haben, verging jedoch nicht selten eine ganze Weile bis die Genehmigung vollzogen war. Manchmal schickten die Beschäftigten das Formular erst an die IT statt an die Ordnerpaten, sodass dessen Zustimmung fehlte. Es kam auch vor, dass die Formulare während des Genehmigungsverfahrens verschwanden oder wegen anderer höher priorisierter Themen bei den Ordnerpaten oder der IT liegen blieben, sodass die Beschäftigten zeitweise bis zu zwei Wochen auf Berechtigungsfreigaben warten mussten. Der Prozess war langwierig, umständlich, starr und nervig.
Per Zufall zur passenden Softwarelösung
Durch Zufall stieß Andreas Wittmers bei einer Internetrecherche auf die Softwarelösung des seit 2001 tätigen Darmstädter Softwareherstellers BAYOOSOFT GmbH. Ein Windows Pro Artikel über automatisiertes Berechtigungs-management, in dem der BAYOOSOFT Access Manager genannt wurde, weckte seine Aufmerksamkeit. Es gab kein Projekt und keine gezielte Suche nach einer geeigneten Softwarelösung. Doch das Darmstädter Tool bildete den manuellen Prozess von ihnen eins zu eins ab, sodass schnell klar war, dass dieses genauer unter die Lupe genommen werden musste. Gesagt getan, die Evaluierung begann. Ein kurzer Blick über den Tellerrand hinaus erwies sich als wenig hilfreich, da andere Tools nicht genau den eigens entworfenen Prozess abbildeten bzw. viel zu viele Features, die im Arbeitsalltag nicht relevant sind, beinhalteten.
Nach einer Produktpräsentation und der begleiteten Teststellung kaufte die Jörg Vogelsang GmbH & Co. KG die Softwarelösung aus Darmstadt. Während der Teststellung erfolgte auch eine Überprüfung der Access Manager Features durch den Datenschutzbeauftragten. Die Überprüfung des Produkts verlief positiv und die Freigabe zur Beschaffung wurde von ihm zeitnah erteilt. «Der BAYOOSOFT Access Manager bildete in seinem Webworkflow unseren Prozess perfekt ab, ich war erstaunt.», erinnert sich Andreas Wittmers. Somit wurde nicht nur der Berechtigungsvergabeworkflow erhöht, sondern auch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit vergebener Berechtigungen.
Die Inbetriebnahme des BAYOOSOFT Access Manager
Die Einführung des BAYOOSOFT Access Manager verlief zügig. Sowohl die IT als auch die Geschäftsführung sahen das Potenzial der Darmstädter Softwarelösung, sodass das Genehmigungsverfahren für das benötigte Budget abgekürzt wurde. Die Digitalisierung ihres eigens entworfenen manuellen Prozesses sollte umgehend von statten gehen, sodass die IT zeitnah bei der Berechtigungsverwaltung entlastet wird. Dafür buchte die Jörg Vogelsang GmbH & Co. KG das Go Live Paket hinzu, bei dem der IT ein Solution Engineer der BAYOOOSOFT GmbH zur Hand ging. Das Produktivsystem wurde auf das vorherige Testsystem aufgesetzt und im Unternehmen ausgeweitet. «Die Zusammenarbeit mit dem BAYOOSOFT Support war perfekt. Die Installation klappte hervorragend, es gab jederzeit Best Practice Hinweise, die den Einstieg erleichterten, und Termine konnten mit dem primären Ansprechpartner zeitnah vereinbart und umgesetzt werden.», lobt Andreas Wittmers die Zusammenarbeit.
Im Rahmen der Einführung wurden die Datenverantwortlichen durch die IT nach und nach bei einer 1:1 Schulung über die Funktionen ihrer Rolle im Access Manager unterrichtet. Für die Beschäftigten, also Enduser, gab es im Intranet eine kurze Anleitung zum Beantragen der Berechtigungen. Die Integration in den Arbeitsalltag erfolgte durch das intuitive Handling sehr schnell, alle Beteiligten kommen sehr gut mit der Softwarelösung zurecht.
Der Arbeitsalltag mit dem BAYOOSOFT Access Manager
Der zentrale Bestandteil Self-Service-Portal bindet Enduser und Datenverantwortliche, also die Ordnerpaten, direkt in den Prozess der Berechtigungsverwaltung ein, sodass Berechtigungsanfragen ganz ohne die IT bearbeitet und dokumentiert werden. «Der BAYOOSOFT Access Manager ist ein schöner Selbstläufer, er nimmt uns in der IT enorm viel Arbeit ab, sodass wir uns auf andere Themen konzentrieren können.», berichtet Andreas Wittmers. Die Software wird dabei nicht nur für das klassische Fileserver Management, sondern auch für das sogenannte Third Party Management, die Organisation von Mitgliedschaften in bereits bestehenden AD-Sicherheitsgruppen, verwendet. Damit können bspw. Berechtigungen für VPN Verbindungen, die man zu Zeiten des Covid-19 Homeoffice vermehrt benötigt, verwaltet werden. «In Zeiten von Covid-19 hat uns der Access Manager bei der Einrichtung des Homeoffice enorm geholfen. Die Beschäftigten konnten sich den Zugang selbst beantragen und brauchten lediglich Unterstützung bei der Inbetriebnahme der VPN Verbindung.», berichtet Andreas Wittmers.
Fazit
Die Vorteile für die Jörg Vogelsang GmbH & Co. KG durch den Einsatz des BAYOOSOFT Access Manager sind folgende:
Zusammenfassend kann man sagen, dass die IT durch den Einsatz des BAYOOSOFT Access Manager im Arbeitsalltag enorm entlastet wird. Die revisionssichere Dokumentation ist jeder Zeit ohne Zutun der IT gewährleistet, die Softwarelösung läuft fehlerfrei und beinhaltet alle Features, die sich die IT in diesem Bereich gewünscht hat. «Der BAYOOSOFT Access Manager läuft out of the box, macht alles überprüfbar und auditierbar, hat ein sehr gutes Kosten-Nutzenverhältnis und ist ein super Tool um die Themen Dateiberechtigungen, Datenschutz und Datensicherheit auf einen Schlag zu erfüllen.», lobt Andreas Wittmers. «Ich würde den Access Manager auf jeden Fall jederzeit weiterempfehlen.»
