Verlässlicher Einsatz im Krankenhaus: Die ViDia Christliche Kliniken Karlsruhe setzen auf automatisiertes Berechtigungsmanagement mit dem BAYOOSOFT Access Manager
Seit 1851 ist man sich bei der Vincentius-Diakonissen-Kliniken gAG einig, Zeit ist ein wertvolles Gut. Der Betrieb darf nicht stillstehen: Die Kliniken sind darauf angewiesen, dass sie 24 Stunden am Tag einsatzfähig bleiben. Das gilt nicht nur für das operative Geschäft mit den Kunden, sondern auch für die Organisationsstruktur hinter den Kulissen. In den ViDia Christliche Kliniken Karlsruhe werden durchschnittlich 50.000 Patienten pro Jahr stationär aufgenommen und weitere 150.000 ambulant behandelt. Dementsprechend hoch ist der organisatorische Aufwand einer einwandfreien Dokumentation.
Notwendigkeit einer effizienteren Berechtigungsstruktur
Im Rahmen der Neustrukturierung und Konvertierung der bestehenden Fileserverstruktur auf ein neues Speichersystem wurde nach einer Möglichkeit gesucht, um die Berechtigungsmanagement-Prozesse professioneller und effizienter zu gestalten. Die Lösung dafür lieferte der Darmstädter Softwarehersteller BAYOOSOFT GmbH mit seinem BAYOOSOFT Access Manager.
Zielgerichtete Umsetzung der Anforderungen
«Unsere bestehenden Rechtekonzepte sollten vereinfacht, überschaubar und kontrollierbar werden. Ein weiteres Anliegen der Neustrukturierung war die Reduzierung des Aufwands für Berechtigungsmanagement unter Beachtung aller wirtschaftlichen Gesichtspunkte auf ein Minimum.»“, sagt Dipl.-Ing. Gunther Buchtala, damaliger Projektleiter aus der Systemtechnik der Vincentius-Diakonissen-Kliniken gAG.
«Unsere gestellten Anforderungen an die Software wurden zielgerichtet von den Softwareentwicklern der BAYOONET AG umgesetzt. Sie passten den Access Manager, der modular aufgebaut ist, optimal auf unsere Bedürfnisse an.», berichtet Gunther Buchtala. Die seit 2022 ausgegründete BAYOOSOFT GmbH verfolgt seit über 20 Jahren den Ansatz der Mitdenker-Philosophie. «Wir wollen unsere Kunden bei den oft komplexen Strukturen innerhalb ihrer IT-Abteilung begleiten. Für uns ist es wichtig, den Kunden eine individuelle Lösung, die ihnen wirklich hilft anstatt nur nach Schema F funktioniert, anbieten zu können.», so Frank Manger, Vorstand der BAYOONET AG.
Vorteile des Self-Service-Portals
Der zentrale Bestandteil des Access Managers ist das Self-Service-Portal, durch das die Endanwender und Datenverantwortlichen direkt in den Berechtigungsprozess eingebunden werden. Ein übersichtliches Monitoring und Reporting ermöglicht den Benutzern, den Überblick über Berechtigungsveränderungen zu behalten. «Im Bereich der Rechtevergabe für einzelne Bereiche der Fileserverstruktur hat sich der Aufwand auf höchstens ein Viertel der üblichen Zeit reduziert.», so Buchtala, der weiß, dass jede Minute in den Kliniken wertvoll ist, da täglich die Arbeit von 3.200 Mitarbeitern in 16 medizinischen Zentren koordiniert werden muss.
Auch die Entscheider der Vincentius-Diakonissen-Kliniken gAG zeigen sich vom kostengünstigen und einfachen Management der Fileserverstruktur sowie der Kontrolle der Berechtigungsorganisation überzeugt. «Durch den Access Manager konnte der Aufwand bei der Einrichtung und Pflege des Fileservers deutlich reduziert werden.», berichtet Gunther Buchtala über die Erfahrungen in der damaligen Anfangszeit. Die Fileserver-Neustrukturierung hatte das Klinikum etwa ein Jahr begleitet, da Sichtung und Bewertung der Altlasten sehr umfangreich waren. «In Einzelbereichen, in denen die Daten nur migriert werden mussten, hat sich der Aufwand auf wenige Minuten reduziert.»
Erfolgreiche Zusammenarbeit und Implementierung
«Die Zusammenarbeit mit dem Team der BAYOONET AG während der Projekt- und Einführungsphase war stets zielführend. Die Etablierung der Software und die Einarbeitung verliefen problemlos. Die Mitarbeiter reagierten sofort auf Anfragen.», lobt Gunther Buchtala die erfolgreiche Zusammenarbeit.
